Ce guide présente les étapes essentielles pour que des organisations à but non lucratif accèdent et gèrent des subventions du gouvernement américain. Il détaille les inscriptions requises: CAGE/NCAGE, DUNS et SAM, leurs délais de traitement et la nécessité de renouvellements périodiques. Le document énumère les politiques organisationnelles indispensables: ressources humaines et grille salariale, politique de coûts indirects, approvisionnement, politiques financières, conservation des documents et lutte contre la fraude et la corruption. Il explique les options de taux de coûts indirects, y compris le taux de minimis de 10 %, le taux fixe et l’accord négocié (NICRA), ainsi que les contraintes liées à l’application uniforme d’un taux pour toutes les subventions USG. Sont abordés les systèmes comptables, la tenue de feuilles de temps quotidiennes, la surveillance financière et l’importance d’un personnel formé pour gérer budgets et dépenses. Le guide conseille sur les négociations contractuelles: avances, types d’accords (prix fixe versus remboursement de coût), calendrier et devise des paiements, et risques associés. Il rappelle que les fonds non dépensés doivent être retournés et énumère des bonnes pratiques de contrôle interne, comme la séparation des tâches et l’exigence de signatures. Le document précise les structures d’approbation de l’USG (Officier de l’Accord/Agent des Marchés et leurs représentants) et propose des ressources et liens utiles fournis par USAID et autres organisations partenaires. Il souligne la nécessité d’anticiper les délais d’enregistrement, de documenter des politiques claires et d’assurer la conformité aux règles USG. Une préparation rigoureuse, formation et tenue de documents facilitent la conformité continue et durable.